Das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo)

Behörden sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts sind aufgrund neuer gesetzlicher Regelungen seit dem 1. Januar 2018 verpflichtet, einen sicheren Übermittlungsweg für das Zustellen elektronischer Dokumente und für den Austausch mit Gerichten zu eröffnen.

Seit dem 1. Januar 2022 ist die Nutzung des eRV für Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts verpflichtend (§ 130d ZPO, § 14b FamFG, § 46g ArbGG, § 65d SGG, § 52d FGO, § 55d VerwGO). Dies gilt auch für die Kommunikation mit den Gerichtsvollziehern (§ 753 Abs. 5 ZPO).
Als sicheren Übermittlungsweg für die elektronische Kommunikation mit den Gerichten sieht das Gesetz unter anderem das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) vor (§6 ERVV).

Gemäß Kabinettsbeschluss vom 13. Februar 2018 wurde IT.Niedersachsen als Prüfstelle bei Anträgen auf Freischaltung eines besonderen elektronischen Behördenpostfachs bestimmt.

OSCI-Infrastruktur, -Postfach und -Nachrichtenaustausch

Die zugrundeliegende Infrastruktur für den OSCI-Nachrichtenaustausch ist ein klassisches Client-Server-Modell, indem die Nachrichten vom Sende-Client immer über den Server des Adressaten (Intermediär) dem Ziel angeboten werden. Das OSCI-Protokoll stellt dabei u.a. sicher, dass die Nachrichten rechtssicher und Ende-zu-Ende verschlüsselt übertragen werden.

IT.Niedersachsen bietet niedersächsischen Behörden sowie juristischen Personen des öffentlichen Rechts neben beBPo- auch reine OSCI-Postfächer, ohne die Ausprägung beBPo an. Die Beantragung, der Vertrieb und der Support einfacher OSCI-Postfächer erfolgt auf demselben Weg wie beBPo, mit der Einschränkung, dass beBPo-spezifische Aspekte - wie z.B. die Freischaltung im Verzeichnisdienst SAFE - wegfallen.

Was ist ein beBPo?

Das beBPo beruht auf der Infrastruktur des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP), die sich für den Elektronischen Rechtsverkehr seit 2004 bewährt hat und die ihrerseits der OSCI-Sicherheitsinfrastruktur zugrunde liegt.

BeBPo und EGVP nutzen den Verzeichnisdienst SAFE und sind grundsätzlich funktionsgleich, das EGVP erhält dort die Rolle „egvp_behoerde“, das beBPo die Rolle „egvp_bebpo“. Um aus einem EGVP ein beBPo zu machen, sind ein Identifizierungsverfahren des Postfachinhabers sowie ein VHN-Zertifikat (VHN steht für vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis, siehe unten) notwendig.

Von Bedeutung ist außerdem die Namenskonvention für das beBPo. Die konkreten Anforderungen an ein beBPo können Sie in der ERVV im Kapitel 3 nachlesen, in den §§8 und 9 werden Pflichten von Postfachinhabern aufgezeigt.

Für Nutzerinnen und Nutzer der DTM-Clients (NiC/PoC) stellt IT.Niedersachsen die Software für das beBPo über die Softwareverteilung bereit. Andere Kundinnen und Kunden können diese gern hier herunterladen. Der Funktionsumfang der beBPo-Software ist in Ansätzen vergleichbar mit einem E-Mail-Programm. So gibt es in beiden einen elektronischen Postein- sowie -ausgang. Da beBPo-Nachrichten der OSCI-Sicherheitsinfrastruktur zugrunde liegen, erfüllen diese deutlich höheren Anforderungen an die Authentizität und Vertraulichkeit als E-Mails.

Da das VHN-Zertifikat die Authentizität einer beBPo-Nachricht automatisch herstellt, ist kein Umgang mit elektronischen Signaturen erforderlich. Außerdem wird eine beBPo-Nachricht automatisch verschlüsselt, da jedes EGVP und somit auch jedes beBPo mit einem Postfach-Zertifikat für die Verschlüsselung versehen ist.

Weiterhin ist es möglich, dass mehrere Nutzerinnen und Nutzer Zugang zu einem beBPo-Postfach haben können. Behörden müssen im Vorfeld festlegen, ob sie ein oder mehrere beBPo betreiben wollen und wer auf diese Zugriff haben soll.

Der Einsatz der beBPo beschränkt sich nicht nur auf die Kommunikation mit Gerichten. Behörden können besondere elektronische Behördenpostfächer auch für die Kommunikation untereinander verwenden.

Weiterführende Informationen der Arbeitsgruppe „IT-Standards in der Justiz“ zum beBPo finden Sie hier.

Wo kann ich ein beBPo beantragen?

Das Niedersächsische Ministerium für Inneres und Sport (MI) hat IT.Niedersachsen (IT.N) im November 2017 beauftragt, für den Betrieb der besonderen elektronischen Behördenpostfächer einen Basisdienst anzubieten. Gemäß Kabinettsbeschluss vom 13. Februar 2018 wurde IT.Niedersachsen als Prüfstelle bei Anträgen auf Freischaltung eines besonderen elektronischen Behördenpostfachs bestimmt.

Der Antragsprozess steht seit dem 19. April 2018 allen berechtigten Stellen zur Verfügung. Bitte lesen Sie für die Details zur Antragstellung hier weiter.

Zu den möglichen Rechtsfolgen, falls ein beBPo nicht rechtzeitig zum 1. Januar 2018 eingesetzt werden konnte, hat das Niedersächsische Ministerium für Inneres und Sport (MI) am 12. Dezember 2017 eine Stellungnahme veröffentlicht.

Wie kann ein EGVP in ein beBPo umgewandelt werden?

Allen berechtigten Stellen ist am 19. April 2018 eine Kundeninformation mit Zugangsdaten zu den für das beBPo benötigten Komponenten, bzw. den zur Antragstellung benötigten Webseiten zugegangen.
Für eine Umwandlung ist ein Antrag auf Umwandlung zu stellen und abschließend das VHN-Zertifikat einzubinden. Bitte lesen Sie für die Details zur Antragstellung hier weiter.

Wo kann ich ein VHN-Zertifikat beschaffen?

Die Bereitstellung des VHN-Zertifikats erfolgt durch die Bundesnotarkammer (BNotK), nachdem IT.Niedersachsen den Antrag auf Einrichtung eines beBPo positiv geprüft und die Rolle beBPo im Verzeichnisdienst SAFE freigeschaltet hat. Für das VHN-Zertifikat keine Kosten.

Weiterführende Informationen zum Vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis finden Sie hier.

Woher erhalte ich ein Postfach-Zertifikat? Ist es möglich, dieses selbst auszustellen?

Ein Postfach-Zertifikat können Sie beispielsweise über den SignaturCard Service von IT.Niedersachsen beziehen. Der SignaturCard Service ist seit vielen Jahren etabliert und hat derzeit knapp 20.000 Zertifikate für Nutzerinnen und Nutzer in der Niedersächsischen Landesverwaltung und bei den Niedersächsischen Kommunen ausgegeben. Weitere Hinweise finden Sie hier.

Technisch ist es zwar möglich, ein Postfach-Zertifikat selbst zu erstellen, allerdings kann die OSCI-Sicherheitsinfrastruktur (hier: Virtuelle Poststelle des Landes Niedersachsen) dieses nicht prüfen und als sicher einstufen. Aus diesem Grund darf ein Postfach mit einem selbst erstellten Zertifikat nicht im Verzeichnisdienst SAFE freigeschaltet und deshalb nicht für ein beBPo verwendet werden.

Wie kann ein elektronisches Empfangsbekenntnis (eEB) erstellt werden?

Die Bearbeitung eines eEB erfolgt direkt im Postfach-Client COM Vibilia. Die Funktion wird über die Schaltfläche „Empfangsbekenntnis“ aufgerufen. Die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn die aktuell markierte Nachricht ein Empfangsbekenntnis erfordert.

Was kostet ein beBPo?

Wenden Sie sich bitte bei entsprechenden Fragen an das Kundenmanagement von IT.Niedersachsen (Kundenmanagement@it.niedersachsen.de).

Die ca. 500 OSCI-Postfächer niedersächsischer Behörden, die zur Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie eingerichtet wurden und zentral finanziert werden („Einheitlicher Ansprechpartner“ und „Zuständige Behörde“), werden im Rahmen der zentralen Finanzierung zu beBPo erweitert.

Websites und Dokumente mit weiterführenden Informationen

Informationen des Niedersächsischen Ministeriums für Inneres und Sport – CIO – zum beBPo

(nur Landesintranet)

Das vom IT-Planungsrat am 1. November 2017 beschlossene Eckpunktepapier mit dem Titel „Sicherer elektronischer Datenaustausch mit den Gerichten und Strafverfolgungsbehörden“ finden Sie hier.