400 Blätter pro Minute: IT.N setzt bei eBeihilfe moderne Scanner für NLBV ein
Rund eine Millionen Beihilfeanträge gehen pro Jahr beim Niedersächsischen Landesamt für Bezüge und Versorgung (NLBV) in Aurich per Post ein. IT.Niedersachsen digitalisiert diese zukünftig in Hannover und richtet hierfür bis Mitte 2022 eine zentrale Scan-Stelle ein, die im Rahmen des gemeinsamen Projekts „eBeihilfe“ von NLBV und IT.Niedersachsen zur Digitalisierung der Beihilfe realisiert wird.
Das Herzstück der geplanten Anlage bilden zwei Hochleistungsdokumentenscanner, die jeweils 200 Blätter pro Minute einscannen können. Zuvor öffnen leistungsstarke Öffnungsmaschinen die Briefe automatisch. Die hochmodernen Scanner haben sich bereits im Einsatz für beispielsweise Krankenkassen bewährt. Die Geräte können unterschiedliche Formate einscannen. Das Spektrum umfasst A3, A4, A5, A6, A7, B4, B5, B6 und B7. Damit ist gewährleistet, dass die Maschinen nicht nur die A4-Antragsformulare scannen, sondern auch kleinere Formate, wie beispielsweise Rezepte sowie schwieriges Beleggut mit geringem Gewicht wie Quittungen oder Durchschriften. Im nächsten Schritt stellt IT.N die gescannten Dokumente als Dateien auf dem vereinbarten Netzlaufwerk bereit. Die Papierbelege lagert IT.N zwischen und sorgt anschließend für die Dokumentenvernichtung.
Neuer Scan-Service auch für andere Kunden
IT.Niedersachsen will „Scan as a Service“ zukünftig auch für andere Kundinnen und Kunden anbieten. Die geplante Anlage ist so dimensioniert, dass wir neben dem Auftrag vom NLBV auch weitere Aufträge übernehmen können. „Es gibt in vielen Behörden einen wachsenden Bedarf bei der Digitalisierung von Papierdokumenten. Wir können das als Service anbieten und zuverlässig übernehmen“, sagt Michael Breest, Stellvertretender IT.Niedersachsen-Geschäftsführer und Technischer Leiter. IT.Niedersachsen unterstützt das NLBV bereits seit längerer Zeit bei der Digitalisierung: Dazu gehört das System zur automatisierten Beihilfeabrechnung „samba“ sowie die Entwicklung einer eBeihilfe-App. „Unser gemeinsames Ziel ist es, dass das NLBV zukünftig ohne Papier auskommt. Außerdem wollen wir die Abläufe optimieren. Das ist einerseits im Sinne der Antragstellerinnen und Antragsteller und andererseits erleichtert es die Arbeit der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter“, betont Breest.
Hinweis zu Beihilfeanträgen
Es ändert sich für antragstellende Beamtinnen und Beamte nichts. Die Beihilfeanträge senden sie wie gewohnt an das NLBV. Die Post erhält IT.Niedersachsen automatisch, sobald die neue Scan-Stelle ihren Betrieb aufnimmt.