eAkte statt analogem Aktenablagesystem

Landesamt für Soziales, Jugend und Familie digitalisiert Service

Die eAkte eingeführt: Das Niedersächsische Landesamt für Soziales, Jugend und Familie (LS) arbeitet bereits mit der neuen Software. Damit kann die niedersächsische Behörde für den Bereich Schwerbehindertenrecht Anträge zum Feststellen eines Schwerbehinderungsgrades schneller und einfacher bearbeiten als mit dem bisherigen analogen Aktenablagesystem.

„Dank der Software gut für die Zukunft aufgestellt."

„Ich danke dem zentralen IT-Dienstleister IT.Niedersachsen (IT.N) für die gute Zusammenarbeit", so der LS-Präsident Christian Armborst. „Mit der eAkte sind wir gut für die Zukunft aufgestellt." Hinsichtlich der Schnittstelle und dem Transfer der Arbeitsplätze erfolgte die Zusammenarbeit mit einer Softwarefirma. Die Firma entwickelte die bereits im LS eingesetzte Fachsoftware. IT.Niedersachsen betreut die Daten-Ablage.

Kürzere Bearbeitungsabläufe

Die Vorteile der eAkte: spürbare kürzere Bearbeitungsabläufe bei den Anträgen auf Feststellen des Grades der Schwerbehinderung. Zudem bietet das LS Dank der neuen Software einen besseren und schnelleren Service an. Ablegen elektronischer Kommunikation: Für die Bürgerinnen und Bürger bedeutet dieser Digitalisierungsschritt keine Veränderungen im Kontakt mit dem Landesamt, sondern ermöglicht sogar eine flexiblere und schnellere Auskunft. Denn die jährlichen rund eine Million Posteingänge müssen die LS-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter künftig nicht mehr manuell ablegen. Das Durchsuchen der analogen Registraturen entfällt ebenfalls. Ab jetzt erreicht das LS die eingehende Post nur noch digitalisiert. Die Landesamt-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter öffnen die Vorgänge nur noch via Mausklick. Zudem spart die neue Software realen Platz und hilft Abbrüche im Beschaffen von Informationen zu vermeiden.

Bildrechte: Nds. Landesamt für Soziales, Jugend und Familie

Blickt interessiert auf die neue Software Niedersachsens Sozialministerin Carola Reimann (zentral im Bild).

100 Millionen Seiten auf über viertausend Quadratmetern

Niedersachsens Sozialministerin Carola Reimann sagt zur neuen Software: „Für Menschen mit Behinderungen haben diese Anträge auf Unterstützung eine große Bedeutung. Mit der eAkte gelingt es uns nun, das Verfahren zur Anerkennung des Schwerbehinderungsgrads zu vereinfachen und zu beschleunigen. Damit nutzen wir die Digitalisierung für die Verbesserung der Versorgung in Niedersachsen.“ Derzeit gehen jährlich rund eine Million Postvorgänge allein im Bereich des Schwerbehindertenrechts an den sieben Standorten des LS ein. Rund 1,5 Millionen Akten mit über 100 Millionen Seiten lagern bereits jetzt auf über viertausend Quadratmetern. Pro Jahr kommen durchschnittlich um die zehn Millionen Papierseiten dazu. Nicht ohne Folgen: An manchen Standorten sind nicht nur Kapazitätsgrenzen erschöpft, sondern es drohten sogar Statikprobleme. Mit der eAkte ist damit jetzt Schluss. Gleichzeitig schafft IT.Niedersachsen mit der neuen Software die Basis, um in Zukunft weitere Prozesse in der Landessozialverwaltung zu digitalisieren.

Hier geht es zum Formularservice der Landessozialverwaltung.

Autoren: Niedersächsisches Landesamt für Soziales, Jugend und Familie – Michael Haase/IT.N – Fabian Gräflich
Foto: Niedersächsisches Landesamt für Soziales, Jugend und Familie

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