niedersachsen.online: eAkte jetzt auch im Ministerium für Soziales, Gesundheit und Gleichstellung

Das Einführen der elektronischen Akte (eAkte) in der Niedersächsischen Landesverwaltung schreitet voran. Im Februar 2022 hat der Landesbetrieb IT.Niedersachsen (IT.N) im Auftrag des Niedersächsischen Ministeriums für Inneres und Sport (MI) den Rollout des neuen Programms im Niedersächsischen Ministerium für Soziales, Gesundheit und Gleichstellung (MS) abgeschlossen. Die sogenannten IT.N-Floorwalker arbeiteten innerhalb von fünf Monaten 307 Mitarbeitende des Ministeriums in die Software ein. Damit verwenden mittlerweile fast 3.000 Mitarbeitende der Landesverwaltung die eAkte – geplant sind in der ersten Ausbaustufe insgesamt 15.000 Arbeitsplätze in der Landesverwaltung. Neben dem MS hat unter anderem das Ministerium für Inneres und Sport (MI) die eAkte bereits eingeführt.

Die eAkte bringt im Vergleich zu herkömmlichen Papierakten verschiedene Vorteile:

· spart Papier und Zeit

· hohe Benutzerfreundlichkeit (unter anderem paralleles Arbeiten in Echtzeit)

· enthält zudem die eVorgangsbearbeitung zum Steuern von Geschäftsgängen

· ist revisionssicher

Ministerin Daniela Behrens begrüßt die eAkte
Auch die niedersächsische Ministerin für Soziales, Gesundheit und Gleichstellung Daniela Behrens freut sich über die die neue Technik: „Die eAkte ist ein wichtiger Baustein der Digitalisierung der Verwaltung. Sie verbessert die Abläufe in unserem Ministerium. Viele Mitarbeitende können jetzt aus dem Homeoffice auf die Akten zugreifen. Das ist nicht nur in der derzeitigen Pandemiesituation ein Gewinn. Die Möglichkeit mit der eAkte im Homeoffice zu arbeiten ist auch langfristig wichtig und wertvoll. Denn die Option für mobiles Arbeiten ist im Sinne der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.“ Das Einführen der eAkte sei herausfordernd gewesen, sagt Daniela Behrens und fügt hinzu: „Wir freuen uns, dass der Landesbetrieb IT.Niedersachsen uns bei diesem wichtigen Prozess zuverlässig begleitet hat.“

Der IT-Bevollmächtigte des Landes Niedersachsen (CIO), Dr. Horst Baier, sagt: „Die systematische Einführung der eAkte spielt bei der weiteren Digitalisierung der Landesverwaltung eine wesentliche Rolle. Die eAkte hilft nicht nur dabei, Platz, Papier und Zeit zu sparen. Sie verschlankt und beschleunigt vor allem die internen Abläufe. Die Führungskräfte einschließlich der Minister/-innen und Staatssekretär/-innen erhalten Entscheidungsvorlagen durch die eAkte auf elektronischem Weg und können direkt im System Anmerkungen oder Änderungen machen. Die Entscheidungen erfolgen dadurch wesentlich schneller als bislang. Ich freue mich über die hohe Akzeptanz der eAkte bei den Beschäftigten und die problemlose Einführung.“

Auch bei IT.Niedersachsen ist die Freude über den erfolgreichen Projektabschluss groß. Die eAkte-Einführung im Ministerium für Soziales sei mustergültig verlaufen, heißt es dort. Die Zusammenarbeit mit dem MS war sehr gut und konstruktiv.

eAkte leicht gemacht: Floorwalker helfen bei individuellen Fragen
Die Einführung der eAkte bedarf guter Vorbereitung. Der Basisdienst wird zentral bei IT.N bereitgestellt und betrieben und basiert auf der Standard-Software VIS-Suite. Die Schulungen für die VIS-Suite werden von Trainerinnen und Trainern des Studieninstitut des Landes Niedersachsen (SiN) durchgeführt und dauern in der Regel zwei Tage. Zusätzlich gibt es für die Anwenderinnen und Anwender die Möglichkeit in Workshops von so genannten Floorwalkern individuelle Hilfe zu bekommen. Die Floorwalker sind für die neuen User der VIS-Suite auch per E-Mail, Telefon oder Skype erreichbar. Derzeit hat IT.N insgesamt fast 60 Floorwalker landesweit im Einsatz.

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