Papieraktenberge schrumpfen: eAkte im Innenministerium eingeführt

Der Gang in überfüllte Aktenkeller und das aufwändige Führen von Papierakten gehört bald der Vergangenheit an. Das Land Niedersachsen plant mindestens 15.000 Arbeitsplätze mit der datenschutzkonformen Software „VIS-Suite“ bis Ende 2022 auszustatten. Das Programm bildet unter anderem den Freigabeprozess von aktenrelevanten Dokumenten digital ab, so zum Beispiel alles rund um Personalangelegenheiten und Beschaffungen. Los ging es mit dem Rollout der eAkte in der Landeshauptstadt Hannover im Niedersächsischem Ministerium für Inneres und Sport 15. März 2021. Elf speziell für die eAkte geschulte Mitarbeitende von IT.Niedersachsen unterstützen die Belegschaft aus über 500 Personen beim Umgang mit dem Programm, pandemiebedingt „remote“.

Die eAkte beschleunigt Arbeitsprozesse und spart Papierablagen ein. Informationen aus anderen Programmen wie Microsoft Outlook überführt die Software beispielsweise dokumentensicher. Davon profitieren auch Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen. Denn deren schriftliche Anfragen nimmt die Landesverwaltung künftig zusätzlich digital an und bearbeitet sie ortsunabhängig. Außerdem können Mitarbeitende aus dem Ministerium für Inneres und Sport Dateien von ihren Kolleginnen und Kollegen digital freigeben lassen.

Während der Arbeiten im Ministerium bereitet IT.Niedersachsen bereits den Rollout für den Niedersächsischen Landesrechnungshof in Hildesheim vor. Danach folgen das Niedersächsische Landesamt für Brand- und Katastrophenschutz (NLBK) und das Niedersächsische Ministerium für Wissenschaft und Kultur. Start der eAkte bei beiden Institutionen beginnt ab der Jahresmitte und ab Anfang 2022 bei IT.Niedersachsen selbst.